Elektronik belgeye geçiş planlayan işletmelerin ilk sorularından biri şudur: e-Fatura mı, e-Arşiv mi kullanmalıyım? Bu iki uygulama kâğıt sürecini dijitalleştirse de aynı belge türü veya aynı alıcı akışı değildir. Doğru uygulama; işletmenin mükellefiyet durumuna, alıcının e-Belge sistemindeki durumuna, işlem türüne ve yürürlükteki mevzuata göre değerlendirilmelidir.
e-Fatura nedir?
e-Fatura, sisteme kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturaların elektronik ortamda oluşturulup iletilmesini sağlayan bir uygulamadır. Kâğıt çıktı üretmek yerine belge, tanımlı elektronik akış üzerinden alıcıya gönderilir. Alış ve satış faturalarının ERP kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi; muhasebe, cari hesap ve tahsilat takibinin aynı veri düzeninde ilerlemesine yardımcı olur.
Bir işletmenin e-Fatura uygulamasına geçişi yalnızca yazılım kurulumundan ibaret değildir. Kullanıcı ve şirket tanımları, mali mühür veya elektronik imza süreçleri, belge senaryoları, numara yapısı, yetkiler ve muhasebe bağlantıları birlikte ele alınmalıdır.
e-Arşiv ne zaman gündeme gelir?
e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcılarına ve sistem dışındaki alıcılara elektronik fatura düzenleme ve ikinci nüshayı dijital ortamda saklama ihtiyacını karşılar. Belgenin hangi alıcıya hangi senaryoyla düzenleneceği işlem anındaki kurallara göre belirlenmelidir. İnternet satışları, nihai tüketiciye satışlar ve elektronik gönderim tercihleri ayrıca kontrol edilmelidir.
Temel farkları nasıl düşünmelisiniz?
- Alıcı akışı: e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik belge alışverişine dayanır. e-Arşiv, e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan alıcılar için de elektronik fatura düzenleme senaryolarını kapsar.
- Belge iletimi: Her iki belgede de oluşturma, gönderme ve durum takibi süreçleri yazılım üzerinden yürütülebilir; alıcı ve işlem türüne göre akış değişir.
- Arşiv ve erişim: Elektronik belgelerin saklanması, gerektiğinde bulunabilmesi ve ilgili ticari kayıtlarla eşleştirilmesi işletmenin iç kontrolünün parçasıdır.
- Mevzuat: Zorunluluk limitleri ve uygulama kuralları zaman içinde değişebilir. İşlem öncesinde güncel GİB duyuruları ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.
Geçiş öncesi kısa kontrol listesi
- İşletmenin mevcut e-Belge mükellefiyetini ve başvuru durumunu mali müşavirle doğrulayın.
- ERP içindeki firma, vergi numarası, e-posta, adres ve belge numarası bilgilerini gözden geçirin.
- Alış ve satış süreçlerinde hangi çalışanların belge oluşturacağını ve onaylayacağını belirleyin.
- Test ortamında örnek belge oluşturma, gönderme, yanıt alma ve muhasebeleştirme adımlarını deneyin.
- Hatalı, reddedilen veya iptal edilen belgeler için sorumlu kişi ve izlenecek iş akışını yazılı hale getirin.
- Saklama, yedekleme ve belgeye erişim yetkilerini görev tanımlarına göre düzenleyin.
Logo ERP ile kullanım planı
Logo e-Fatura ve e-Arşiv çözümlerini Logo ERP kayıtlarıyla birlikte planlamak; fatura bilgisinin cari hesap, stok ve muhasebe hareketleriyle tutarlı ilerlemesine yardımcı olur. Ürün, mevcut ERP sürümü, e-Logo hesabı ve gereken kontör veya entegrasyon kapsamı işletmeye göre değişebilir. Kurulumdan önce mevcut sistemi inceleyip örnek bir satış ve alış senaryosunu uçtan uca doğrulamak gerekir.
Sık sorulan soru: e-Fatura kullanıcısı her alıcıya e-Fatura mı gönderir? Hayır. Belge türü alıcının kayıt durumu ve işlemin niteliği dikkate alınarak belirlenmelidir; güncel uygulama kuralları kontrol edilmelidir.
Sık sorulan soru: Yazılımı kurmak geçiş için yeterli mi? Hayır. Başvuru, mali araçlar, firma parametreleri, kullanıcı yetkileri ve test adımları da tamamlanmalıdır.