e-İrsaliye, mal hareketine ilişkin sevk bilgilerini elektronik süreçte yönetmeye yardımcı olur. İşletmede sevkiyatın depo, satış, muhasebe ve taşıyıcı arasında koordinasyon gerektirmesi nedeniyle belge hazırlığını son dakikaya bırakmamak gerekir. Ürün ve alıcı kayıtlarının yanında sevk emrinin kimin tarafından açılacağı ve değişikliklerin nasıl onaylanacağı da tanımlanmalıdır.
Sevkiyat öncesi temel kontrol
- Alıcı firma ve teslimat adresinin güncel olduğunu doğrulayın.
- Sevk edilecek malzeme, miktar, birim ve ambar bilgisini sipariş veya satış emriyle karşılaştırın.
- Araç, taşıyıcı ve fiili sevk zamanı gibi gerekli bilgileri işletme sürecinize göre kontrol edin.
- Sevkiyatın hangi kullanıcı tarafından başlatılıp kim tarafından onaylanacağını belirleyin.
- Belgenin oluşturulması, gönderilmesi ve yanıt/durum bilgisinin izlenmesi için sorumlu kişileri atayın.
Belge alanlarının hangilerinin zorunlu olduğu işlem türü, uygulama ve güncel teknik düzenlemeye göre değişebilir. Bu nedenle örnek belge üzerinde doğrulama yapın ve GİB ile entegratör dokümantasyonunu esas alın.
ERP ile stok hareketini eşleştirin
İrsaliye yalnızca belge gönderimi olarak düşünülmemelidir. Belgeye konu ürün ve miktarların stoktan düşmesi, siparişin kalan miktarı ve daha sonra düzenlenecek fatura ile ilişkisi doğru kurgulanmalıdır. Kısmi sevkiyat, bir siparişin birden çok araçla gönderilmesi, iade veya sevk iptali gibi senaryoları test edin.
Depo ekibi sevkiyatı tamamladığında ERP ekranındaki hareketin de güncellenmesi gerekir. Mobil veya barkodlu süreç kullanılıyorsa cihaz, ağ ve kullanıcı yetkilerini canlı kullanım öncesinde deneyin. Aynı irsaliyenin ikinci kez işlenmesini önleyecek kontrolü belirleyin.
Hata ve değişiklikleri yönetin
Adres, miktar veya araç bilgisi değiştiğinde eski belge üzerinde nasıl işlem yapılacağını önceden öğrenin. Hata mesajını kaydedin, tekrar gönderim veya iptal adımını uygulama kılavuzuna göre yürütün. Sistem yanıtını görmeden sevkiyat kaydının tamamlandığını varsaymayın.
İşletme için örnek akış
- Onaylı sipariş veya sevk talebi depoya iletilir.
- Depo personeli ürün ve miktarları toplar, kontrol eder.
- Yetkili kullanıcı sevk bilgilerini doğrular ve e-İrsaliye sürecini başlatır.
- Gönderim sonucu ve durum bilgisi takip edilir.
- Fiziksel sevkiyat tamamlanır; stok ve faturalama bağlantısı kontrol edilir.
Bu akış işletmenin organizasyonuna göre değişebilir; önemli olan sorumlulukların ve kayıtların net olmasıdır.
Logo e-İrsaliye ile entegrasyon
Logo e-İrsaliye çözümü, mevcut kullanılan yazılımlarla entegre çalışma olanağı sunar. Hangi ERP sürümü ve ek hizmetlerin gerektiği lisans ve işletme kurulumuna göre doğrulanmalıdır. Devreye almadan önce satıştan sevkiyata, kısmi teslimattan faturaya kadar temsilî senaryoları test edin.