Logo programına geçerken eski muhasebe veya ERP sistemindeki verilerin hangi kapsamda aktarılacağı proje başlangıcında netleştirilmelidir. Her geçmiş kaydı taşımak her zaman gerekli değildir; buna karşılık açılış bakiyeleri, açık siparişler, stok miktarları ve devam eden cari işlemler doğru aktarılmalıdır. Kapsamı işletme, mali müşavir ve uygulama ekibi birlikte belirlemelidir.
Önce aktarım kapsamını kararlaştırın
Hangi tarihten itibaren hareketlerin yeni sistemde izleneceğini yazılı hale getirin. Tüm geçmiş hareketlerin taşınması rapor sürekliliği sağlayabilir; ancak veri kalitesi düşükse hata ve proje süresini artırabilir. Alternatif olarak kartlar, açılış bakiyeleri ve açık işlemler yeni sisteme alınır, eski sistem ise geçmişe dönük inceleme için erişilebilir biçimde saklanır.
Aktarım öncesi temizlik
Mükerrer cari ve malzeme kartlarını birleştirin. Vergi numarası, birim, ambar, banka bilgisi ve kart kodlarını kontrol edin. Kullanılmayan kayıtları arşivleyin; ancak geçmiş belgelerde referans verilen kartları silmeyin. Kod değişikliği gerekiyorsa eski-yeni eşleştirme tablosu oluşturun.
Veri gruplarını sıraya koyun
- Firma parametreleri, dönemler ve kullanıcılar
- Cari, malzeme, hizmet ve muhasebe kartları
- Ambarlar, fiyat listeleri ve ödeme koşulları
- Açılış stokları ve cari bakiyeler
- Açık sipariş, irsaliye, çek-senet veya diğer devam eden kayıtlar
- Rapor ve entegrasyon ayarları
Bu sıra, hareketlerin bağlı olduğu kartların önce hazır olmasını sağlar. İşletmenin kullandığı modüllere göre ek veri grupları gerekebilir.
Mutabakat ve test
Aktarım bittiğinde yalnızca dosyanın içe alınmış olmasına bakmayın. Eski ve yeni sistemde cari toplamları, stok miktarları, açık siparişler, kasa-banka bakiyeleri ve muhasebe hesap toplamlarını karşılaştırın. Birden fazla ambar, dövizli işlem, iade veya kısmi sevkiyat gibi özel durumları örneklerle deneyin. Bulduğunuz farkların sorumlusunu ve çözümünü kayıt altına alın.
Geçiş sırasında güvenli çalışma
Kesim tarihi belirleyin ve aynı işlemin iki sistemde birden kaydedilmesini önleyin. Aktarım öncesi yedek alın; yedeğin geri yüklenebilir olduğunu doğrulayın. Yeni sisteme geçişi mümkünse düşük işlem hacimli bir zamana planlayın. İlk günlerde eski sisteme kontrollü ve salt okunur erişim gerekebilir.
Sık sorulan soru: Tüm geçmişi taşımak zorunda mıyım?
Bu karar raporlama, yasal saklama, denetim ve operasyon ihtiyaçlarına bağlıdır. Eski sistemde geçmişe erişim devam edecekse yeni sisteme sadece açılış ve devam eden hareketleri almak yeterli olabilir. Saklama yükümlülükleri ve belge bütünlüğü için mali müşavirinizin görüşünü alın.
Logo ERP devir ve veri aktarımında önce kullanılan sürümü, veritabanını, kart sayısını ve modülleri incelemek; ardından test aktarımı ve mutabakat yapmak gerekir. Her projedeki veri yapısı farklı olduğundan süre ve kapsam ön analiz sonrasında belirlenmelidir.