Yeni bir ERP sistemine geçiş, eski programı kapatıp yenisini açmaktan daha kapsamlıdır. Satış, satın alma, stok, finans ve muhasebe adımları birbirine bağlı olduğu için hazırlık aşamasında alınan kararlar günlük çalışmayı doğrudan etkiler. Logo ERP kurulumunu kontrollü yapmak için proje kapsamını, sorumluları ve kabul kriterlerini başlangıçta netleştirin.
1. Mevcut iş akışını çıkarın
Siparişin alınmasından faturanın kesilmesine, mal kabulden ödemenin yapılmasına kadar ana süreçleri adım adım yazın. Süreci kim başlatıyor, kim kontrol ediyor, hangi belge oluşuyor ve hangi bilgi tekrar giriliyor? Bu çalışma, sadece bugünkü programı kopyalamak yerine iyileştirilmesi gereken noktaları görünür kılar.
2. Kapsamı ve öncelikleri belirleyin
İlk canlı kullanıma hangi modüllerin gireceğini belirleyin. Bir anda tüm özel raporları ve istisnaları taşımak yerine, kritik satış, stok, finans ve muhasebe akışlarını önce devreye almak çoğu projede riski azaltır. Sonraki aşamalar için ayrı teslim tarihleri ve sorumlular tanımlayın.
3. Firma ve temel tanımları doğrulayın
Şirket bilgileri, dönem başlangıcı, mali yıl, kullanıcılar, ambarlar, iş yerleri, banka hesapları, cari hesap kartları ve malzeme kartları tutarlı olmalıdır. Kart kodu standardını önceden kararlaştırın; farklı ekiplerin aynı varlığa birden fazla kart açmasını önleyecek kuralları belirleyin.
4. Veri aktarımına hazırlanın
Eski programdaki mükerrer, eksik veya uzun süredir kullanılmayan kayıtları temizleyin. Aktarılacak kartların sahibi ve kontrol sorumlusu belli olsun. Açılış bakiyeleri, açık siparişler, stok miktarları ve cari hareketlerin hangi tarihe kadar taşınacağını mali müşavir ve proje ekibiyle kararlaştırın.
5. Yetki ve onayları tasarlayın
Her kullanıcıya sadece işi için gerekli ekran ve işlem yetkisini verin. İndirim, fiyat değişikliği, ödeme, fiş iptali ve dönemsel kayıtlar gibi kritik adımlar için ikinci onay gerekip gerekmediğini değerlendirin. Ayrılan personelin erişimini kapatma sürecini de baştan tanımlayın.
6. Test senaryoları oluşturun
- Tekliften siparişe, irsaliyeden faturaya satış akışı
- Satın alma talebi, mal kabul ve tedarikçi faturası
- Stok transferi, sayım farkı ve maliyet kontrolü
- Tahsilat, ödeme, banka kaydı ve cari mutabakat
- e-Belge gönderimi ve ERP kayıtlarıyla eşleşme
- Yetki dışı işlemlerin sistem tarafından engellenmesi
Her senaryoda beklenen sonucu yazın, test eden kişiyi kaydedin ve bulunan sorunları canlı kullanım öncesinde kapatın.
7. Eğitim ve canlı geçiş planı yapın
Eğitimi genel tanıtım yerine rol bazında planlayın. Muhasebe ekibine kayıt ve mutabakat, depo ekibine mal kabul ve transfer, satış ekibine teklif ve faturalama adımları gösterilmelidir. İlk canlı gün için destek sorumlusu, yedekleme planı ve geri dönüş yöntemi belirleyin.
Sık yapılan hata
Veri aktarımını yalnızca teknik dosya yükleme olarak görmek, kullanıcı eğitimini sona bırakmak ve testleri örnek veriyle sınırlamak canlı kullanımda sorun çıkarabilir. Aktarım sonrasında toplam bakiye, kart sayısı, açık sipariş ve stok miktarı gibi kontrol rakamlarını eski sistemle karşılaştırın.
Logo Cloud gibi bulut seçeneğiyle yerel kurulumlu ERP ürünlerinin altyapı, erişim, modül ve işletim yaklaşımı farklı olabilir. Kararı sadece ürün adına göre değil; kullanıcı sayısı, bağlantı koşulları, güvenlik gereksinimleri, entegrasyonlar ve büyüme planına göre verin.